Tapu sicil müdürlüklerine yapılacak başvuruların bizzat hak sahipleri veya yetkili vekilleri tarafından yapılması gerekir. Başvuru için dilekçe yazmaya gerek yoktur. Sözlü yapılacak başvuru müdürlükçe başvuru fişi düzenlenerek yazılı hale getirilir.
Başvuru fişi, tapu sicil müdürlüklerine yapılan ilk başvuru anında düzenlenen matbu (basılı) bir belgedir. İki nüsha düzenlenerek birisi ilgilisine verilir. Diğeri belgelerle birlikte müdürlükte alıkonur. Vatandaşın getirdiği belgelerde eksiklik varsa başvuru fişinin arkasına eksik belgeler yazılır. İşlem için gün verilmişse başvuru fişi üzerinde verilen gün belirtilir.
Tapu sicil müdürlüğüne müracaat eden kimseleri ilk başvuru anında mutlaka başvuru fişi düzenlenmesini ve bir nüshasının kendilerine verilmesini istemeleri gerekir.
2) Tapu Sicil Müdürlüklerine Kimler Başvurabilir
Tapu sicil müdürlüğünden talepte bulunacak kimsenin mutlaka hak sahibi veya yetkili vekili olması gerekir. Hak sahibi olmayan veya vekil olmayan kimselerin talepleri müdürlükçe yerine getirilemez.
Ancak, tapu sicilinde hak sahibi olmasa dahi bir taşınmaz mal veya hakkı tescilsiz kazanmış olan kimseler de talepte bulunabilir. Miras, mahkeme kararı, cebri icra, kamulaştırma tescilsiz kazanım halleridir. Resmi makamlarda, kanunlarla kendilerine verilmiş görevleri çerçevesinde tapu dairelerine başvurabilirler.
3) Başvuru Sırasında İstenen Genel Belgeler
Başvurular sırasında tapu sicil müdürlüklerince aşağıdaki belgeler aranır:
- Nüfus cüzdanı veya pasaport ya da avukatlık belgesi,
- İstemde bulunanların vesikalık fotoğrafları,
- Temsilcilerden temsile ilişkin belge,
- Varsa önceden kendilerine verilen tapu senedi,
- Vatandaşlık numarası,
- Vergi kimlik numarasını gösterir belge,
- Tüzel kişilerin işlemlerinde yetki belgesi,
- Konutlar için zorunlu deprem sigortası poliçe numarası, şirket ve kooperatiflerde ticaret sicil numarası,
- Derneklerde dernek tescil numarası.
4) Başvurularda Aranacak Kimlik
Tapu siciline yapılacak başvurularda, başvuruda bulunan kimsenin nüfus cüzdanı veya pasaportu aranır. Başvuran avukatsa avukatlık kimliği de kabul edilir. Ancak bunların dışındaki bir belgenin kabulü mümkün değildir. Müdürlük başka bir kimlik belgesine dayanarak tapu işlemi yapamaz. Ehliyete veya başka bir kimliğe dayanarak tapu işlemi yapan müdürlük sorumlu olur.
5) Vekaleten Başvurular
Vekilin yaptığı başvurularda, noterce düzenleme şeklinde tanzim edilmiş fotoğraflı vekaletname aranır. Vekaletnamede yapılacak tapu işleminin açıkça gösterilmiş olması aranır. Vekaletnamede olmayan bir yetki kullanılamaz. Vekaletname de açıkça sayılmamış bir işlem tapu sicil müdürlüğünce yapılmaz.
Genel nitelikte verilmiş vekaletname ile tapu sicil müdürlüğünde hiçbir işlem yapılamaz. Verilen yetkilerin tek tek ve açık bir şekilde vekaletnamede belirtilmiş olması, yapılacak tapu işleminin satmaya, almaya, bağışlamaya, bağışı kabul etmeye, ipotek yapmaya, miras intikallerini yapmaya, iştirak halini bozmaya, ifraz, tevhit gibi açıkça isimlendirilmiş olması gerekir.
Vekilin vekaleti başkasına devir (tevkil) yetkisi varsa, işi kendisi yapmayıp, başkasını vekil tayin edebilir. Bu itibarla alınacak vekaletnamelere tevkil yetkisinin de yazdırılmasında fayda vardır.
Birden çok kimse aynı iş için vekil tayin edilebilir. Vekaletname metninde açıkça belirtilmemişse bu vekiller işi birlikte yapmak zorundadırlar. Tek başlarına işlem yaptıramazlar. Bu nedenle birden çok vekil atanıyorsa “birlikte veya ayrı ayrı (münferiden) yetkili” olduklarının vekaletnameye yazdırılmasında fayda vardır.
Yabancı ülkelerden verilecek vekaletnamelerin oradaki Türk konsolosluğundan verilmesi mümkündür.
Yabancı ülkenin kendi yetkili makamlarından (noter gibi) verilmiş vekaletnameler üzerinde (Apostille de La Haye 1961) şeklinde bir şerh varsa bu vekaletnameler Türkiye’de kabul edilir. Bu şerh yoksa O ülkedeki Türk konsolosluğunca onanmış olması aranır. Ayrıca bu vekaletnamelerin asıllarıyla beraber onaylı tercümelerinin tapu sicil müdürlüğüne ibrazı lazımdır.
Vekaletten azil her zaman mümkündür. Azledecek müvekkilin tapu sicil müdürlüğüne bir dilekçe ulaştırması yeterlidir. Bu azil hemen müdürlükçe aziller siciline işlenir. Vekaleten başvurularda vekaletnameden azil olup olmadığı işlem sırasında aziller sicilinden mutlaka kontrol edilmelidir.
6) Tüzel Kişilerin Başvuruları
Tüzel kişiler adına yapılacak başvurularda, Tapu Kanununun 2. maddesine istinaden alınmış yetki belgesi aranır. Yetki belgelerinde vekaletnamelerdeki gibi katı olmaya gerek yoktur. Yetki belgesinde “Gayrimenkul tasarruflarına yetkilidir” demesi yeterlidir.
Yetki belgeleri verildiği tarihten itibaren bir yıl için geçerlidir. Eski tarihli yetki belgesi ile tapu sicil müdürlüğünde işlem yapılamaz.
Yetki belgesini;
-Şirketler ve kooperatifler ticaret sicil memurluğundan,
-Dernekler ve sendikalar kaymakamlık veya valilikten,
-Vakıflar ise Vakıflar Genel Müdürlüğünden,
Alırlar.
Yetki belgesine istinaden vekalet verilebilir. Bu halde vekilin tapu sicil müdürlüğüne başvurması yeterlidir. Ayrıca yetki belgesi aramaya gerek yoktur.
Tüzel kişiler tarafından verilmiş vekaletnamelerde fotoğraf bulunması zorunlu değildir. İşlem için düzenlenecek resmi senet veya tescil istem belgesine de tüzel kişi temsilcisinin fotoğrafı yapıştırılmaz.
Kanunla kurulmuş kamu kuruluşlarından yeki belgesi istenmez.