Yaşam koşulları, artan ofis maliyetleri, çalışan ücretleri derken şirket sahipleri veya girişimciler ofis masraflarını en aza indirmek hazır ve sanal ofislerin kapısını çalıyor. Bireysel ofis maliyetlerini neredeyse yüzde 80 oranında aşağı çeken bu konsept kiralama yaparken dikkat edilmesi gereken konuları da beraberinde getiriyor. Endless Offices Genel Müdürü Gökmen Özdemir, kiracıların hem hizmetlerinin son bulduğunda hem de kullanım hakları konusunda bir sürprizle karşılaşmamaları adına sözleşmelerini iyi okumalı ve bu konuda dikkatli olmaları gerektiğinin altını çizdi. İşte o detaylar.
Sanal ofis kiralamalarında mutlaka plazayı görün
Sanal ofis kiralamalarının çoğunluğu mail ortamında veya telefon görüşmeleri sonucunda oluyor. Ancak sanal ofis kiracılarının sözleşme yapmadan önce sanal ofis kiralamak istediği plazayı mutlaka gidip görmesi gerekiyor. Ofis satışı yapan firmanın fatura adresini ve gerekli evraklarını talep etmeleri gerekiyor. Aksi halde bu işi etiğiyle yapmayan ve kötü niyetli firmalar tarafından madur olabilirler.
Anlaşma şartları, ekstra giderler bütçemize uygun mu?
Ofis kiralarken yaptığınız anlaşmada gözünüzden kaçan ufak bazı detaylar olabiliyor. Aylık ödemelerde veya toplu ödemelerde bu bedeller size anlaştığınız ücretin dışında ekstra olarak yansıtılıyor. Ve bu ekstralar aidat bedeli gibi gösteriliyor. Toplantı odası saati, telefon, sekreterya hizmeti, mutfak masrafları gibi detaylar kiracılar için en önemli unsurlardan biri. Her ofis kiralaması yapan firma ne kadar hazır ofis sistemi satışı yapsa da bu bedelleri ay sonunda ekstra olarak yansıtabiliyor. Aynı zamanda hazır ofislerde kira bedellerinin kişi sayısına mı yoksa oda metrekaresine mi göre düzenlendiğine dikkat etmeliler.
Mesai saatleri dışında ofisi kullanabilir miyim?
Ofis kiralamalarında az da olsa bu detaylardan kiracılar sorun yaşayabiliyor. Ofislerin saat 18’den sonra da kullanım hakkı olup olmadığını yalnızca sözlü değil yazılı olarak da görmek oldukça önemli.
Ortak alanlar ve etkinlikler
Hazır ofis ve salan ofis kiralamalarının en büyük avantajları da ortak alanlar ve etkinlikler oluyor. Ofis hayatından bunalan firma çalışanları ortak alanlara çıkıp hem network sağlayıp hem de sosyalleşme ihtiyacı duyabiliyor. Tutacağınız hazır ofis veya sanal ofis firmasında ortak alanlar, bahçe, lobi gibi alanlar olması sizi çok farklı kişilerle tanıştırabilir.
İyi bir resepsiyon hizmeti sizi her zaman on adım öne taşır
Sanal veya hazır ofis farketmeksizi firma sahipleri ofiste olmadığında, telefonlarını açacak, kargolarını teslim alacak, müşterileri karşılayacak bir iletişimi güçlü bir çalışana ihtiyaç duyarlar. Ve bu güçlü ve başarılı sekreterya firmayı her zaman on adım ileriye götürür. Kiralama yapılan ofislerde sekreterya hizmetine de dikkat edilmeli.