2019 yılının son iki ayına girerken, başta kamu olmak üzere her kurum için yeni yıla ait bütçe projeksiyonları yapılmaya başlandı. Site ve Apartman yönetimleri ile kooperatifler açısından da aynı durum geçerli. Site ve kooperatifler için doğru bir bütçe süreci nasıl yönetilir konusunda Kemal & Evren Özmen Müşavirlik Kurucu Ortaklarından Uzman Mali Müşavir Evren Özmen açıklamalar yaptı.
Özmen, “Öncelikle kooperatiflerde ve sitelerde kullanılan tanımların farklı olduğunu bilmelisiniz. Kapsam olarak birbirlerine benzeseler de ikisi de birbirinden ayrı kanun niteliğindeler” ifadesini kullandı.
Site veya Kooperatifiniz için doğru bir bütçe projeksiyonu nasıl yapılmalıdır?
Projeksiyonu 8 maddede özetleyen Özmen konu ile ilgili kooperatif ve site yöneticilerine şu bilgileri detaylandırdı:
Yönetim kurulunun planlarını yazılı hale getirmesi
İlk yapılması gereken işlem, yönetim kurulunun 2020 yılı hedef ve planlarının hazırlanmasıdır.Site veya kooperatif yönetimleri site dahilinde yapmayı planladığı, bir öndeki dönem bütçe kısıtlaması nedeni ile yapamadığı zorunlu veya ihtiyari olan harcamaları mutlaka yazılı hale getirmeli ve teklifler alarakbütçelerini çıkarmalı.
2019 Yılı Giderlerinin gözden geçirilmesi ve bütçe varyans analizinin (BVA) yapılması
Site veya kooperatifin mutlaka gider ve gelir kalemleri gözden geçirilmeli. Bu gözden geçirmenin üstün körü mizan üzerinden değil mutlaka muavin üzerinden gerçekleştirilmesine gayret edilmeli.
Muavin üzerinden gerçekleştirilen kontrol sayesinde doğru yere kayıtlanmamış birçok harcamayı tespit etmek de mümkün. Muavin üzerinden kontrol yapıldıktan sonra işletme projesi ile yan yana konularak bütçe varyans analizi yapılmalıdır. Bu analizi yapabilmek için mutlaka muhasebe mizanındaki hesap isimleri ile bütçedeki hesap isimleri aynı olmalı. Olmaması durumunda süreç uzayabilir.
Genel kurula veya Kat maliklerine sunulan bütçe ile gerçekleşen harcamalar arasındaki farklar tespit edildikten sonra nedenleri tek tek sorgulanmalı ve somut cevaplar hazırlanmalıdır.
Harcamaların keyfi yapılmadığının kooperatif ortaklarına veya kat maliklerine somut gerekçelerle anlatılabilmelidir.
2020 bütçesinin hazırlanmaya başlanması
Yönetim kurulunun 2020 yılına ait hedefleri ve planları netleştikten ve 2019 yılına ait bütçe varyans analizi çıkarıldıktan sonra 2020 yılına ait bütçe hazırlanmaya başlanabilir.
Bu noktada ilk yapılması gereken 2020 yılı harcama tahminlerinin somut hesaplamalara dayandırılmasıdır. Uygulamada bütün giderlerin enflasyon oranı ile artırılması şeklinde bir hesaplama yapılması olup, bu tip bir hesaplamanın yeterli olmayacağı muhakkaktır.
Personel ve hizmet teminine ilişkin giderler
Bilindiği üzere site ve kooperatifler hizmet üretim işletmeleri olmaları nedeni ile en büyük gider kalemleri personel gideri veya dışarıdan hizmet temini noktasında alınan giderlerdir. Bu nedenle aşağıdaki gerekliliklerin kontrolü çok önem taşır.
- 2020 Yılında personele uygulanacak maaş artışı
- İlave personel gerekli olup olmadığı
- 2020 Yılında emekli olması beklenen veya çıkarılması düşünülen personele ait maliyetler
- Dışarıdan hizmet alımı (Güvenlik-Temizlik-Peyzaj) şeklinde gerçekleşen işlemlerde maliyet artışları ve sözleşmelerin kontrolünün yapılması
Genelde dışarıdan hizmet temini yapıldığı noktada maliyetler en az asgari ücret artış oranında artar. Bu nedenle en iyi senaryo olarak bu artış oranı dikkate alınabilir.
Ortak alan enerji maliyetleri
Ortak alanlarda harcanan doğalgaz ve elektrik maliyetleri geçen yıla göre çok daha fazla olacağını tahmin etmek zor değil. Her ne kadar enflasyon yılın son aylarında düşük çıkmış olsa da yıl içinde bu tip enerji giderlerinde yüksek oranda artış oldu. Daire içi kullanımlarda sene içinde bu artışlar anlaşılmış olsa da aidatlara yansıtılamamıştı. Bu yıl bütçe yapılırken ait en fazla hata yapılabilecek kalem olması ihtimalinden ötürü dikkat edilmesi önemli.
Devam eden sözleşmelerin maliyetleri
Site veya kooperatif yönetimi tarafından imzalanmış sözleşmelerin neler olduğu, süresi artış oranları da mutlaka bütçe hazırlanırken göz önüne alınmalıdır. Mutlaka fesih maddeleri kontrol edilmeli, hak düşürücü sürelerin olup olmadığına bakılmalıdır.
Demirbaş yenileme maliyetleri
Genellikle unutulan bir konu. Bu sebeple büyük önem taşıyor. Kooperatif veya sitelerde mal sahiplerinin konut veya işyerini direkt kullanmadığı zamanlarda da bazı giderlere katlanması zorunludur. Bu tip giderlere demirbaş gideri ismi verilmektedir. Demirbaş giderleri birçok işletme projesinde veya tahmini bütçede kiracılardan istenmekte ve giderler arasında bu tip bir ayrım yapılmamaktadır. Bu nedenle bütçe hazırlanırken bu hususa da dikkat edilmesi gerekmektedir.
Kanundan doğan yeni yükümlülükler olup olmadığının tespiti
Site yönetimleri ve kooperatifler kişisel verilerin korunması kanunu kapsamında veri sorumlusu olarak ifade edilmektedirler. Bu anlamda yapılması gereken işlemler ile ilgili maliyetlerin 2020 yılı bütçesine eklenmesi gerekmektedir.
Evren Özmen, bütçe süreci ile ilgili kontrol listesini de site ve kooperatiflere 2020 yılına hazırlarken kullanmaları için şöyle paylaştı:
- Personel maliyetleri netleştirildi mi?
- Dışarıdan hizmet alım sözleşme maliyetleri netleştirildi mi?
- Ek personel alınacak mı? Netleştirildi mi?
- Mevcut personelden çıkarılacak veya emekli olacakların maliyetleri netleşti mi?
- 2019 yılı bütçe sapmaları belirlendi mi? Nedenleri bulundu mu?
- Devam eden sözleşmelerin listesi çıkarıldı mı? (Bitecek sözleşmeler ve artış yaşanacak sözleşmelerin rakamları hesaplanıp bütçeye dahil edildi mi?)
- Asansör etiketleri ve zorunlu kontrolleri ile ilgili maliyetler hesaplandı mı?
- Yangın tüpleri yenileme zamanları kontrol edildi mi?
- Kar tuzu, jeneratör, mazot gibi maliyetler göz önüne alındı mı?
- Site ve kooperatiflere ait sigorta poliçeleri yenileme maliyetleri belli oldu mu?
- Kanundan kaynaklanan ek yükümlülükler olup olmadığı netleştirildi mi?
- Site ve kooperatiflere ek yükümlülük getirecek ve devam eden davalar var mı?