Öncelikle Apartman yöneticiliğine seçilirken, mutlaka görev alanınızı gösteren bir yönetim planın apartman genel kurulunda onaylatmanız gerektiğini, onaylatmadığınız takdirde kat mülkiyeti kanun 35. maddesinde yer alan geniş kapsamlı bir görev sorumluluğu ile karşı karşıya kalabileceğinizi ve bu geniş sorumluluk nedeniyle apartman işlerine yetişemediğiniz durumlarda görevinizi ihmal ettiğiniz yönündeki eleştirilerle karşı karşıya kalabileceğinizi unutmayınız.
Kat Mülkiyet Kanunun 32. Maddesine istinaden;
- Yöneticiliğiniz başlamadan önce yöneticiliği biten yöneticiden elinde bulunan defter ve belgeleri tutanakla teslim alınız.
- Kat Mülkiyet Kanunun 32. Maddesine istinaden Yöneticiliğiniz bitiminde elinizde bulunan defter ve belgeleri yeni yönetime bir tutanakla teslim ediniz.
- Kat Mülkiyet Kanunun 36. Maddesine istinaden; Yöneticiliğiniz süresince normal yönetim giderlerine katılmayacaksanız. Bu konuyu yönetim planında mutlak surette belirtmeniz gerekmektedir. Belirtmediğiniz takdirde, sizden sonra gelen yönetimler hissenize düşen normal yönetim giderinin yarısını faizi ile birlikte sizden talep edilebileceğini unutmayınız.
- Kat Mülkiyet Kanunun 36. Maddesine istinaden; Karar defterinizi noter tasdik ettirmeniz gerekmektedir. Karar defterine apartman ile ilgili yapılan toplantılarda alınan kararların yazılması gerekmektedir. Apartman ya da site toplantılarında alınan kararların geçerli olabilmesi için apartman sakinlerinin katılımının yarıdan fazla olması gerektiğini unutmayınız.·
- Kat Mülkiyet Kanunun 35. Maddesine istinaden; Yöneticiliğiniz süresince topladığınız paraları ve avansları gerektiğinde almak üzere bir bankada kendi adınıza ancak apartmanınızın yöneticisi sıfatı gösterilmesi suretiyle hesap açtırınız.
- Kat Mülkiyet Kanunun 36. Maddesine istinaden; gelir ve gider kalemleri için noter tasdikli İşletme defteri tutmanız gerekmekte olup tutulacak defterin işletme defteri olması yeterlidir. Apartman Yönetimlerinin Vergi Usul Kanunun Hükümleri çerçevesinde defter tutma yükümlülüğü bulunmamaktadır.
İşletme defterinin sol tarafına giderleri sağ tarafına ise gelir kalemlerini yazmanız gerekmektedir. Apartman için yapılan giderleri mutlak suretle bir belgeye dayandırmanız gerektiğini unutmayınız. Yaptığınız harcamaları fatura fiş düzenleme kapsamında olan kişilerden almış iseniz mutlak suretle fiş ve faturanızı alınız. Bu kapsam dışında yapılan harcamalarınızda ise gider pusulası düzenleyiniz ve işi yaptırdığınız kişinin isimi, soyadını, adresini ve imzasını mutlak suretle gider pusulasında olması gerektiğini unutmayınız.
- Apartman Gelirleri genellikle aidatlardan oluşmakta olup tahsil ettiğiniz aidatlara karşılık makbuz düzenleyiniz ve makbuzun üstünde kimden, hangi daireden ve hangi aya olduğuna dair bilgileri mutlak suretle yazınız.
- Apartman yöneticiliği, yapmanız gereken durumlarda; Yukarıdaki hususlara dikkat etmeniz ileride çıkabilecek sorunların önüne geçilmesini sağlayacak olup özellikle yaptığınız giderleri belgelendirmekte gerekli özeni göstermediğiniz durumlarda apartman genel kurulunda aklansanız dahi görevi suiistimal ve yedi eminliği suiistimal suçları ile asliye ceza mahkemelerinde yargılanma durumda kalabilirsiniz